De belangrijkste medewerker van het ziekenhuis is een balpen

Read this column in English

Het UMC Utrecht heeft een personeelsprobleem ontdekt dat nog niet in de officiële statistieken voorkomt. De invloedrijkste medewerker van het ziekenhuis blijkt geen chirurg, verpleegkundige of directeur te zijn.

Het is de balpen.

Die balpen bezoekt vrijwel iedere afdeling, schrijft diagnoses op, noteert telefoonnummers, verdwijnt in jaszakken en maakt na afloop van zijn dienst geregeld een rondje door de industriële wasmachine.

Daar eindigt zijn bijdrage aan de gezondheidszorg meestal in een explosie van blauwe inkt.

Bij het UMC Utrecht gaan wekelijks ongeveer 14.000 witte kledingstukken de was in. Zeker vijftig daarvan worden weggegooid doordat een vergeten pen een hele waslading bevlekt. Landelijk verdwijnen zo iedere week honderden ziekenhuisuniformen in de afvalbak.

Dat is knap voor een apparaat dat minder rekenkracht heeft dan een beschuitje.

Natuurlijk is de eenvoudigste oplossing: controleer uw zakken voordat u uw uniform inlevert. Maar het verhaal roept een grotere vraag op. Waarom is anno 2026 de balpen nog altijd een van de belangrijkste informatietechnologieën in een modern ziekenhuis?

Een ziekenhuis beschikt over MRI-scanners, operatierobots en apparatuur die ieder hartslagje kan volgen. Maar wanneer een verpleegkundige snel iets moet onthouden, schrijft zij het soms nog op een papiertje dat later spoorloos verdwijnt tussen een pleister en de sleutel van een medicijnkast.

Geef iedere zorgmedewerker daarom naast een pen een veilige, eenvoudig te reinigen tablet of smartphone. Geen luxe apparaat om tijdens de nachtdienst vakantiefoto’s te bekijken, maar een professioneel hulpmiddel waarmee informatie direct op de juiste plaats terechtkomt.

Een verpleegkundige zou aan het bed een meting moeten kunnen invoeren, een medicijn moeten kunnen scannen en een korte gesproken notitie laten omzetten in tekst. Een arts zou niet na zijn ronde opnieuw alles achter een computer hoeven overtypen. Een patiënt zou niet voor de vijfde keer hoeven vertellen welke medicijnen hij gebruikt.

Hoeveel efficiënter kan dat zijn?

Laten we voorzichtig rekenen. Stel dat een goed mobiel systeem per medewerker slechts tien minuten per dienst bespaart. Bij duizend medewerkers zijn dat iedere dag 10.000 minuten, oftewel bijna 167 werkuren. Dat komt neer op ongeveer 21 volledige diensten van acht uur.

Over een jaar praten we over ruim 60.000 teruggewonnen werkuren. Afhankelijk van het aantal werkdagen en diensten is dat ruwweg het werk van tientallen voltijdmedewerkers.

Niet doordat mensen harder werken, maar doordat ze minder lopen, zoeken, overschrijven, inloggen en dezelfde informatie voor de derde keer invoeren.

Tien minuten klinkt onbeduidend. Maar in de zorg bestaat een personeelstekort voor een belangrijk deel uit duizenden kleine stukjes verloren tijd.

Daarbij hoort wel een belangrijke waarschuwing: een tablet maakt een ziekenhuis niet automatisch efficiënter. Wanneer een medewerker eerst drie wachtwoorden moet invoeren, vervolgens zes menu’s moet openen en daarna een foutmelding krijgt omdat het systeem alleen werkt met browser versie 47-B, is de balpen plotseling weer een wonder van gebruiksvriendelijkheid.

Digitalisering zonder eenvoud is gewoon bureaucratie met een batterij.

Het is bovendien niet normaal wanneer ieder ziekenhuis zelf opnieuw het digitale wiel probeert uit te vinden, eigen systemen laat bouwen of bestaande programma’s zo ingrijpend laat aanpassen dat ze nauwelijks nog met andere ziekenhuizen kunnen communiceren.

Een patiënt die van Utrecht naar Antwerpen verhuist, krijgt tenslotte ook geen nieuw lichaam. Waarom krijgt hij dan wel bijna een nieuw digitaal dossier?

Europa zou daarom één gemeenschappelijke digitale basis voor de zorg moeten organiseren. Niet noodzakelijk één gigantisch programma waarin Brussel iedere pleister registreert, maar wel één Europese technische taal.

Dezelfde definities, veiligheidsregels, gegevensformaten en aansluitingen. Eén betrouwbare digitale identiteit voor zorgpersoneel. Apparatuur en software die verplicht met elkaar kunnen communiceren. Ziekenhuizen kunnen vervolgens verschillende toepassingen kiezen, zolang die op dezelfde Europese basis aansluiten.

Vergelijk het met elektriciteit. We hoeven niet allemaal dezelfde lamp te kopen, maar het is wel prettig dat de stekker in het stopcontact past.

De Europese Unie werkt inmiddels aan de European Health Data Space. Daardoor moeten patiëntgegevens uiteindelijk gemakkelijker en veiliger tussen zorgverleners en landen kunnen worden uitgewisseld. Maar de belangrijkste onderdelen worden pas vanaf 2029 en 2031 ingevoerd.

In de digitale wereld is vijf jaar ongeveer drie industriële revoluties.

Waarom zou Europa niet sneller een open basispakket ontwikkelen dat ziekenhuizen vrijwillig kunnen gebruiken? Geen duur prestigeproject, maar een verzameling praktische onderdelen: medicatieregistratie, patiëntidentificatie, overdracht, planning, spraaknotities en veilige communicatie.

Laat artsen en verpleegkundigen daarbij vanaf het begin meebouwen. Niet pas aan het einde, wanneer een technicus trots vraagt waarom niemand de knop gebruikt die achter “geavanceerde systeemfuncties” is verstopt.

Ook de opleiding van zorgpersoneel moet veranderen. Digitale vaardigheden zijn geen extra vakje naast anatomie en wondverzorging. Ze worden onderdeel van goede en veilige zorg.

Een moderne verpleegkundige moet niet leren programmeren, maar wel begrijpen hoe digitale dossiers, gegevensbeveiliging, slimme sensoren en kunstmatige intelligentie werken. Zij moet een onlogische uitkomst herkennen en weten wanneer ze de computer juist níét moet geloven.

Misschien heeft iedere zorgmedewerker straks een digitaal rijbewijs nodig: een korte, praktische opleiding die bewijst dat iemand veilig en efficiënt met medische technologie kan werken. En iedere afdeling zou een verpleegkundige of arts moeten hebben die een deel van zijn tijd optreedt als digitale praktijkcoach.

Niet een ICT’er die uitlegt welke knop technisch correct is, maar een zorgprofessional die ziet welke knop in de werkelijkheid totaal overbodig is.

De balpen hoeft overigens niet uit het ziekenhuis te verdwijnen. Een pen is goedkoop, snel, heeft geen oplader nodig en vraagt nooit om een software-update op het moment dat iemand gereanimeerd wordt.

Maar hij moet weer worden wat hij oorspronkelijk was: een handig hulpmiddel.

Niet de belangrijkste informatiedrager van een miljarden kostend zorgsysteem.

En misschien kunnen we beginnen met een bescheiden technologische innovatie: een balpen die piept wanneer hij samen met een ziekenhuisuniform richting wasmachine vertrekt.

Dat zou in 2026 toch niet moeilijker moeten zijn dan een harttransplantatie.

The Most Important Employee in the Hospital Is a Ballpoint Pen

UMC Utrecht has discovered a staffing problem that has not yet appeared in the official statistics. The hospital’s most influential employee turns out not to be a surgeon, nurse or director.

It is the ballpoint pen.

This pen visits almost every department, writes down diagnoses, records telephone numbers, disappears into coat pockets and, after its shift, regularly takes a trip through an industrial washing machine.

That is usually where its contribution to healthcare ends—in an explosion of blue ink.

At UMC Utrecht, around 14,000 white garments are washed every week. At least fifty are discarded because one forgotten pen stains an entire load. Across the Netherlands, hundreds of hospital uniforms end up in the bin every week for the same reason.

That is an impressive achievement for a device with less computing power than a piece of toast.

Of course, the simplest solution is to check your pockets before returning your uniform. But the story raises a much larger question. Why, in 2026, is the ballpoint pen still one of the most important information technologies in a modern hospital?

A hospital has MRI scanners, surgical robots and equipment that can monitor every heartbeat. Yet when a nurse needs to remember something quickly, she may still write it on a scrap of paper that later disappears between a plaster and the key to a medicine cabinet.

Every healthcare worker should therefore receive a secure, easy-to-clean tablet or smartphone in addition to a pen. Not a luxury device for looking at holiday photographs during a night shift, but a professional tool that sends information directly to the right place.

A nurse should be able to record a measurement at the bedside, scan a medicine and turn a short spoken note into text. A doctor should not have to type everything again at a desktop computer after making the rounds. A patient should not have to explain for the fifth time which medicines he takes.

How much more efficient could that make a hospital?

Let us calculate cautiously. Suppose a good mobile system saves each employee only ten minutes per shift. With one thousand employees, that amounts to 10,000 minutes every day, or almost 167 working hours. That is the equivalent of roughly twenty-one complete eight-hour shifts.

Over a year, it means more than 60,000 recovered working hours. Depending on working patterns and shifts, that is roughly the annual work of dozens of full-time employees.

Not because people work harder, but because they spend less time walking, searching, copying, logging in and entering the same information for the third time.

Ten minutes sounds insignificant. But a considerable part of the healthcare staffing shortage consists of thousands of tiny pieces of lost time.

There is, however, an important warning: a tablet does not automatically make a hospital more efficient. If an employee must enter three passwords, open six menus and then receives an error message because the system only works with browser version 47-B, the ballpoint pen suddenly becomes a miracle of user-friendliness.

Digitalisation without simplicity is merely bureaucracy with a battery.

Nor is it sensible for every hospital to reinvent the digital wheel, commission its own systems or modify existing software so extensively that it can barely communicate with other hospitals.

After all, a patient who moves from Utrecht to Antwerp does not receive a new body. Why, then, does that patient practically receive a new digital medical record?

Europe should therefore organise one common digital foundation for healthcare. Not necessarily one enormous computer program in which Brussels registers every plaster, but one shared European technical language.

The same definitions, security rules, data formats and connections. One reliable digital identity for healthcare workers. Equipment and software that are required to communicate with each other. Hospitals could still choose different applications, provided they all connect to the same European foundation.

Think of electricity. We do not all have to buy the same lamp, but it is useful when the plug fits the socket.

The European Union is already developing the European Health Data Space. It should eventually make patient information easier and safer to exchange between healthcare providers and countries. But its most important components will not be introduced until 2029 and 2031.

In the digital world, five years is approximately three industrial revolutions.

Why should Europe not develop an open basic package sooner for hospitals to use voluntarily? Not an expensive prestige project, but a collection of practical components: medication records, patient identification, transfers, planning, voice notes and secure communication.

Doctors and nurses should help design these systems from the beginning—not be invited at the end, when a technician proudly asks why nobody uses the button hidden behind “advanced system functions.”

The education of healthcare workers must change as well. Digital skills are not an optional extra beside anatomy and wound care. They are becoming part of good and safe healthcare.

A modern nurse does not need to learn programming, but should understand how electronic records, data security, smart sensors and artificial intelligence work. A nurse must recognise an illogical result and know when not to trust the computer.

Perhaps every healthcare worker will need a digital driving licence: a short, practical course proving that someone can use medical technology safely and efficiently. And every department should have a nurse or doctor who spends part of the working week as a digital practice coach.

Not an IT specialist explaining which button is technically correct, but a healthcare professional who can see which button is completely unnecessary in real life.

The ballpoint pen does not have to disappear from the hospital. A pen is cheap, fast, needs no charger and never requests a software update while someone is being resuscitated.

But it should once again become what it was originally meant to be: a convenient tool.

Not the principal carrier of information in a healthcare system costing billions.

Perhaps we can start with one modest technological innovation: a ballpoint pen that beeps when it travels towards the washing machine inside a hospital uniform.

Surely that should not be more difficult in 2026 than a heart transplant.